Was ist Crowd Management? (2024)

Crowd Management ist „die systematische Planung für, und die Lenkung von, geordneten Bewegungen und Ansammlungen von Menschen“ (John F. Fruin).

Überall dort, wo sich viele Menschen versammeln, muss für diese entsprechend geplant werden. Natürlich aus dem Grundgedanken der Sicherheit. Aber auch, dass sich diese Menschen vor Ort wohl fühlen und die Momente genießen können. Sicherheit ist die Basis für Wohlbefinden.

Berücksichtigt werden unter Anderem die Flächen (Platzbedarf), Verkehrswege (Gehgeschwindigkeiten, Durchflusskapazitäten), Anzahl und Positionierung der Zugänge, Abstrom, Leitsysteme, Kommunikation, usw. usw. Die Inhalte von Crowd Management werden etwasspäter in diesem Beitrag erklärt.

Crowd Management funktioniert dabei unabhängig von der Veranstaltungsart. Sei es nun ein Stadtfest, Weihnachtsmarkt, Musikfestival, Konzert, Clubbing, Ball, Theater, eine Firmenfeier, Messe, Sportveranstaltung, Silvesterfeierlichkeit oder Autogrammstunde.

Crowd Management darf hierbei nicht mit Crowd Control verwechselt werden. Während Crowd Management einen präventiven Planungsansatz verfolgt ("safety"), bezweckt Crowd Control mit der Anwendung von reaktivem Zwang das Besucher:innenverhalten (wieder) in geordnete Bahnen zu lenken ("security").

Crowd Management ist ein systematischer Planungsansatz. Der Fokus liegt in der Prävention von gefährlichen Personendichten, in der Aufrechterhaltung gut funktionierender Verkehrs- und Fluchtwege, dem reibungslosen Ablauf der Veranstaltung und in letzter Konsequenz: einem glücklichen und zufriedenen Gast.

In den typischen Crowd Management Betrachtungen wird der Veranstaltungsgast mit seinen bzw. ihren Bedürfnissen, Erwartungen, Zielen und zu erwartenden Verhalten in den Vordergrund gestellt. Es wird versucht, diese Parameter in Einklang mit der räumlichen und zeitlichen Veranstaltungsplanung zu bringen.

Beispiel: Bei einer Veranstaltung werden 2.000 Besucher:innen erwartet. Wie viele Einlässe werden benötig? Ist ausreichend Staufläche vorhanden? Wie werden sich die Gäste nach dem Einlass verteilen? Wie sind die Zuschauerflächen gestaltet? Werden die Gäste Druck in Richtung Bühne ausüben? Ist generell mit bestimmten Besucher:innen-Aktivitäten zu rechnen? Wenn ja, welche? Gibt es spezielle Programmpunkte? Wie können sich die Besucher:innen mit Getränke und Speisen versorgen? Wie ist die Toilettensituation? Wie wird sich der Abstrom darstellen? Wird es in einzelnen Teilbereichen zu Überlastungen kommen? Wie kann das verhindert werden? Ist die Veranstaltungsstätte überhaupt für diese Veranstaltung geeignet?

Crowd Management stellt einen Teilbereich desRisikomanagements für Veranstaltungendar. Das bedeutet, dass lange bevor der erste Gast die Veranstaltung betritt mit den entsprechenden Betrachtungen und Berechnungen sowie Maßnahmen begonnen wird. Im Idealfall wird der oder die Crowd Manager:in frühzeitig in die Veranstaltungsplanung mit eingebunden. So lassen sich bereits im Vorfeld Probleme erkennen und auf planerischer Ebene beseitigen sodass es vor Ort gar nicht zu unangenehmen oder gar gefährlichen Situationen kommt.

Als Crowd Manager:in beschäftigt man sich u.A. mit den Bereichen:

• Besucher:innenprofil
• Nutzung der Flächen der Veranstaltung
• Kommunikation
• Management

Die jeweiligen Bereiche können nicht voneinander losgelöst betrachtet werden da sich diese wechselseitig beeinflussen.

Wer für Menschen plant muss sich zuvor mit diesen beschäftigen. Eine der wesentlichsten Aufgaben von Crowd Management. Warum kommen Besucher:innen zu der Veranstaltung? Welche Ziele verfolgen diese mit dem Besuch der Veranstaltung? Wie kann die Zielerreichung unterstützt werden (= glückliche Besucher:innen)? Können durch den Versuch der Zielerreichung, Gefährdungen für andere Personen auftreten?

Im Zuge der Besucher:innenanalyse werden die verschiedensten Faktoren ermittelt um hiervon das zu erwartende Verhalten vor Ort abzuleiten. Was kann beim Publiku*msverhalten vor Ort als normal - was als nicht mehr normal - betrachtet werden? Die diesbezügliche Einteilung ist von vielen Faktoren (z.B. Veranstaltungsart, Veranstaltungsort, demografische Daten, mögliche Interaktionen, Erwartungen, Verhalten von auftretenden KünstlerInnen etc.) abhängig.

All diese Informationen nehmen Einfluss auf die Ausgestaltung der Flächen, die zu nutzenden Kommunikationsmittel, die Kommunikationsorte, usw. und fließen in das Crowd Management ein.

Beispiel: Sie planen eine Veranstaltung für 5.000 Gäste. Nun möchten Sie im Vorfeld wissen, wie viele Einlassschleusen Sie benötigen, damitIhre Gäste nicht zu lange warten müssen (Kundenzufriedenheit) und die Sicherheit für Ihre Besucher:innen gewährleistet ist.

Im ersten Schritt gilt es, das Wort "zu lange" zu definieren. Was wird für Ihre Besucher:innen akzeptabel sein? Was tolerabel? Und was nicht mehr tolerabel?

Im nächsten Schritt wird das Einlass- und Durchsuchungsprozedere analysiert um eine durchschnittlich benötigte Einlasszeit zu ermitteln (Wie lange dauert der Einlass je Besucher:in im Durchschnitt?).

Anschließend wird das Ankunftsprofil der Gäste erstellt. D.h. in welchem Zeitraster werden wie viele Gäste erwartet?

Nun sind die meisten Parameter bekannt, um die Anzahl der Schleusen zu berechnen. Sobald Sie diese ermittelt haben erfolgt der Abgleich mit der benötigten Staufläche für die Warteschlange. Und schlussendlich noch Überlegungen, wie die Warteschlange organisiert werden kann.

Eine adäquate Planung der Veranstaltungsflächen ist für das Wohlbefinden und die Sicherheit der Veranstaltungsgäste wichtig. Veranstaltungsgäste nutzen die zur Verfügung stehenden Flächen in unterschiedlichsten Formen. Für diese unterschiedlichen Nutzungsarten bedarf es unterschiedliche Vorkehrungen.

Am idealsten für das Crowd Management ist es natürlich, das Problem bei der Wurzel zu packen und Flächen, Wege, etc. im Vorfeld optimal zu gestalten. Bei fixen Infrastrukturen ist dies jedoch nicht immer möglich. Es kann daher auch vorkommen, dass eine Veranstaltung an einen bestimmten Ort nicht stattfinden kann bzw. sollte, da diese hierfür nicht geeignet ist. Nicht jede Veranstaltung passt in jede Veranstaltungsstätte - auch wenn der Bescheid der Veranstaltungsstätte diese als ausreichend für die Besucheranzahl angibt! Die behördliche Genehmigung ist keine Garantie für eine sichere Veranstaltung. Es ist daher von großem Vorteil, wenn man als Crowd Manager:in möglichst frühzeitig in die Veranstaltungsplanung involviert wird (z.B. schon beim Location Scouting).

Die Betrachtungsweise erfolgt von Innen (Nutzung) nach Außen (Planung). Für erste Einschätzungen werden die zur Verfügung stehenden Flächen ausgemessen und in Einklang mit dem Flächenbedarf von Menschen gebracht. Es werden aber nicht nur quantitative Daten herangezogen. Ebenso wichtig ist zu berücksichtigen, wie Besucher:innen diese Flächen nutzen werden und welche Erwartungshaltung diese haben. Im Zuge der Flächenplanung wird zwischen statischer und dynamischer Flächen unterschieden.

Statische Flächen sind Bereiche, in denen Besucher:innen verweilen. Das können Areale vor Bühnen (die klassischen Zuschauerflächen), Essensbereiche oder auch Bereiche vor Toiletten und Verkaufsständen, etc. sein. Ein maßgebliches Sicherheitsmerkmal für statische Flächen ist die Dichte an Personen je Quadratmeter. Diese ist oftmals in Gesetzen oder Normen geregelt. Zu beachten gilt jedoch, dass sich Besucher:innen nicht gleichmäßig auf dem Veranstaltungsgelände verteilen, weshalb weitere Analysen hinsichtlich der Fläche(n) notwendig sind. Klassische Fragen des Crowd Managements sind:

• Wie werden die verschiedenen Veranstaltungsareale genutzt?
• Wann, wo und warum können (zu) hohe Personendichten auftreten?
• Begeben sich Besucher:innen freiwillig in hohe Personendichten oder werden diese durch die Flächenplanung dazu gezwungen?
• Ab wann wird eine Personendichte für die darin befindlichen Menschen unangenehm?
• Ab welcher Dichte gefährlich?
• etc. etc.

Dynamische Flächen sind Bewegungsflächen (d.h. zum Beispiel Verkehrswege). Das sind unter Anderem die Zugänge zur Veranstaltung, Wege innerhalb der Veranstaltungsfläche, Übergänge, Fluchtwege, etc. Crowd Manager:inen analysieren dynamische Flächen auf Basis der Kapazitäten und der Nutzung:

• Welche Wege werden werden wie häufig frequentiert?
• Sind diese Wege ausreichend breit dimensioniert?
• Ergeben sich unidirektionale (in eine Richtung gehend) oder bidirektionale (gegenläufige) Personenströme?
• Welche Parameter können sich positiv/negativ auf den Personenstrom auswirken (z.B. Sichtachsen auf interessante Bereiche)?
• Beeinflussen statische Areale eventuell dynamische Flächen?

Crowd Manager:innen müssen berechnen können, ob vorhandene Wege ausreichend breit dimensioniert sind. In einfachen Settings können Personenströme mit dem sogenannten Handrechenverfahren ermittelt werden. Für komplexere oder größere Veranstaltungsstätten werden häufig Computersimulationen genutzt.

Dabei werden Wege und Flächen nicht nur für einen bestimmten Moment betrachtet und analysiert sondern über die verschiedenen Veranstaltungsphasen hinweg.

Risiken aus Personenströmen und -dichten sind dynamischer Natur, die sich im Laufe einer Veranstaltung sowohl zeitlich als auch örtlich ändern. Gutes Crowd Management berücksichtigt diesen Aspekt. Es werden die Besonderheiten hinsichtlich der jeweiligen Veranstaltungsphasen (Anreise, Einlass, Teilnahme, Abstrom und Abreise) berücksichtigt.

Während der Einlassphase wird der Fokus logischerweise auf den Zustrom und den Einlass gelegt. Wie reisen die Gäste an? Wie breit und lang sind die Wege von den Parkflächen/Bahnhof/etc. bis zum Einlassbereich der Veranstaltung? Wie ist die Bodenbeschaffenheit? Wie die Beleuchtung? Was kann positiven/negativen Einfluss auf die Gehgeschwindigkeit der Gäste nehmen? Wie lange ist eine akzeptable Wartedauer beim Einlass? Wie viel Staufläche steht zur Verfügung? Wie viele Einlassschleusen werden benötigt? Wie ist die Bodenbeschaffenheit im Warteareal (vor allem bei Schlechtwetter von Bedeutung)? Wie kann die Warteschlange organisiert werden? Usw. usw

Während der Anwesenheitsphase gilt es andere Bereiche zu beachten. Zuschauerflächen, Verkehrswege und weitere Areale, die von Publiku*msinteresse sind. Wie verteilen sich die Gäste nach dem Einlass? Gibt es ein Areal, zu dem viele Gäste möchten und sich dadurch im dortigen Bereich hohe Personendichten ergeben können? Für wie viele Personen ist in diesem Bereich Platz? Wie kann sichergestellt werden, dass das identifizierte Areal nicht überfüllt wird? Welches Equipment wird hierfür benötigt? Wie können Besucher:innen sinnvoll gelenkt & geleitet? Usw. usw. Ebenso werden Verkaufs- und Gastronomiestände oder Toilettenbereiche in der Anzahl und Positionierung mitberücksichtigt, da diese ebenso positiven/negativen Einfluss auf Personenströme nehmen können.

Der Abstrom ist ein weiterer zu berücksichtigender Punkt. Im Regelfall wird der Abstrom unter zwei Gesichtspunkten betrachtet. Der normale Abstrom nach regulärem Veranstaltungsende und der notfallbedingte Abstrom (Räumung).

Nach regulärem Veranstaltungsende stellt sich die Frage, wann die Gäste die Veranstaltungsstätte verlassen werden? Warten alle bis zu einem bestimmten Programmpunkt (z.B. Feuerwerk) und gehen dann gleichzeitig? Oder verteilen sich die abströmenden Personen zeitlich über eine längere Dauer? Vor allem bei Ersterem achten Crowd Manager:innen darauf, dass die Wege und Ausgänge die darauf angewiesenen Personen aufnehmen können. Dies erfolgt mittels Annahmen und Berechnungen, die im Vorfeld der Veranstaltung durchgeführt werden.

Auch hier gilt es wieder, eine ausreichende Breite für die Verkehrs- bzw. Abstromwege herzustellen.Sind diese nicht ausreichend dimensioniert (und die Breite lässt sich nicht verändern) gilt es anderswertig gegenzusteuern. Hierfür gibt es viele Möglichkeiten - vom Wechsel der Location bis zur Änderung von Programmpunkten.Das kann z.B. ein zeitliches Verschieben oder der Entfall bzw. das Hinzufügen eines Programmpunktes sein um den gleichzeitigen Abstrom einer größeren Personenmenge inkl. Überlastung der Ausgänge zu vermeiden. Ebenso werden jene Stationen mitbedacht, die die Gäste im Zuge des Verlassens der Veranstaltungsstätte durchlaufen (z.b. Garderobe als Staupunkt).

Beispiel: Bei Ihrer Veranstaltung ist der letzte Programmpunkt das große Highlight. Es ist davon auszugehen, dass nach diesem Programmpunkt 90 % der anwesenden Gäste innerhalb von 15 Minuten die Veranstaltungsstätte verlassen möchten. Nun stellt sich die Frage, ob die Verkehrs- und Abstromwege diese Personenmenge aufnehmen kann?

Wie breit sind die Wege innerhalb der Veranstaltungsstätte? Sind Garderoben zu berücksichtigen? Wie breit sind die Ausgänge? Wie breit sind die nachgelagerten Wege. Verursacht der Abstrom von Ihrer Veranstaltung Probleme im öffentlichen Raum? Z.B. da Gehsteige die abströmende Personenmenge nicht aufnehmen können. Oder eine Straße gequert werden muss. Oder der öffentliche Verkehr Probleme bekommen könnte, die abströmende Menge an Personen in tolerabler Zeit zu transportieren? Sie sehen, die Probleme die im Abstrom entstehen können sind vielfältiger Natur. Hier gilt es, vorausschauend zu arbeiten und alle weiteren Organisationen (öffentlicher Verkehr, Polizei, etc.) einzubinden.

Nehmen wir nun an, dass eine Überprüfung ergibt, dass die Ausgänge der Veranstaltungsstätte nicht ausreichend für diese Personenanzahl dimensioniert sind. Neue Ausgänge zu bauen ist nicht möglich. Im Idealfall wechselt man die Veranstaltungsstätte - aber in diesem Beispiel nicht möglich.

Daher gilt es nun, die Anzahl an Besucher:innen, die innerhalb von 15 Minuten nach dem Programmhighlight gehen möchten, zu reduzieren. Und das lässt sich (in unserem Beispiel) über eine Änderung des Programmes verwirklichen. Nach dem Programmhighlight wird als Lösungsansatz noch ein weiterer Programmpunkt hinzugefügt. Dieser wird so programmiert, dass ca. 40 % der anwesenden Gäste in der Veranstaltungsstätte nicht unmittelbar nach dem Programmhighlight die Heimreise antreten. Die neuen Berechnungen ergeben, dass die Ausgänge für die neue (und geringere) Anzahl an abströmenden Personen eine ausreichende Kapazität aufweisen.

Ergeben sich z.B. Gefährdungen durch zu erwartendes Publiku*msverhalten so steuern Crowd Manager:innen bereits im Vorfeld mit guter Kommunikation (und Management - siehe nächster Abschnitt) dagegen.

Veranstaltungen sind soziale Gebilde und können wesentlich durch Information und Kommunikation beeinflusst werden (positiv wie negativ). Ein gute Kommunikation mit den Veranstaltungsbesucher:innen vor, während und nach der Veranstaltung ist ein wesentlicher Aspekt von gutem Crowd Management. Gut informierte Besucher:innen finden sich besser zurecht, sind weniger frustriert und lassen sich besser leiten. Die notwendigen Informationen sind hinsichtlich Ihres Zweckes und Ihrer Art zu unterscheiden (z.B. Informationen für den Normalbetrieb versus für den Notfall).

In Abhängigkeit des Besucher:innenprofils lässt sich übrigens obig dargestelltes Problem (der Abstrom von der Veranstaltung) eventuell auch mit guter Kommunikation lösen.

Bezüglich guter Kommunikation während der Veranstaltung: Es sollte bereits im Vorfeld klar sein, wo sich Problemstellen ergeben könnten, da Kommunikation nicht "einfach so" geschieht. Es müssen die organisatorischen, technischen und personellen Ressourcen am richtigen Ort bereitgestellt werden müssen (siehe Management).

Es reicht aber nicht, "nur" zu wissen, wo sich Probleme bei der Veranstaltung ergeben könnten.

Crowd Management beinhaltet auch Feststellung der benötigten Prozesse und Ressourcen (Personal, Technik). Wo werden Lautsprechersysteme benötigt? Wer bedient diese? Wie können Personen, die diese bedienen, im Ereignisfall kontaktiert werden? Selbiges gilt natürlich auch für LED-Wände, die für Einspielungen überaus hilfreich sein können (vor allem, wenn man das laufende Programm nicht durch eine "Durchsage" unterbrechen möchte).

Unter Management versteht man jedoch nicht nur das Management von Personal und Technik. Es wird auch die Aufbau- und Ablauforganisation der Organisation selbst betrachtet. Welche Organisationseinheiten sollten sich in welchen Abständen treffen um sich gegenseitig abzustimmen? Wer ist bis zu welchen Schwellenwerten befugt, Anweisungen zu geben? Welche Organisationseinheiten treffen sich wo in einem Notfall? Innerhalb welcher Zeit? Und wer ist dann entscheidungsbefugt? Welche Veranstaltungsabteilungen müssen z.B. im Räumungsfall von wem kontaktiert werden? Wie kann diese Kommunikation sichergestellt werden? Wie werden Mitarbeiter:innen informiert? Welche Mitarbeiter:innen haben in welchen Szenarien bestimmte Tätigkeiten durchzuführen? Gibt es hierfür Handlungsanweisungen und Checklisten? Usw. usw.

Crowd Management ist ein ausgesprochen vielseitiges Themengebiet. Gestaltung der Veranstaltungsflächen, Abstimmung der Wege & Flächen mit dem Veranstaltungsprogramm, Berücksichtigen von zu erwartenden Verhalten von Besucher:innen , Aufbau- und Ablauforganisation der Veranstaltungsorganisation, etc.

Crowd Management verfolgt hierbei einen präventiven Ansatz - es wird versucht, Probleme erst gar nicht entstehen zu lassen (im Gegensatz zu Crowd Control).

Crowd Management ist Teil des Risikomanagements einer Veranstaltung und beginnt Monate vor der Veranstaltung.

Der Fokus liegt in der Vermeidung von kritischen Personendichten, der Aufrechterhaltung von Personenströme, guter Information der Besucher:innen sowie dem Management bestimmter Areale und Prozesse.

Crowd Management ist in der Lage, einen wertvollen Beitrag zur Sicherheit der Gäste zu liefern - und das unabhängig vonder Veranstaltungsgröße und Veranstaltungsart.